La oss gå rett på sak: Ifølge analysebyrået IDC bruker kunnskapsarbeidere omtrent 10 timer per uke på å søke etter informasjon. Hvor mye koster det din bedrift?
Dersom du har et godt intranett, vil du spare tid, øke kompetansen og kvaliteten i organisasjonen, de ansatte får mer presis og oppdatert informasjon, man skaper en felles bedriftskultur som stimulerer til innovasjon og samhandling, og de ansatte blir generelt mer effektive og fornøyde.
Her er en liste over potensielle gevinster:
- Spart tid og ressurser
- Redusert reisevirksomhet
- Reduksjon i antall e-poster
- Mer presis og relevant informasjon
- Stimulering til innovasjon og kreativitet
- Effektivisering av arbeidsprosesser
- Enklere samarbeid på tvers av siloer
- Felles bedriftskultur og økt trivsel
- Økt datakvalitet
- Samhandling viktigst
Torbjørn Pedersen, teknologidirektør innen portaler og samhandling i ErgoGroup, mener likevel at den viktigste gevinsten ved et godt intranett er bedre samhandling.
- Mange av oss kjenner både første og andre generasjon intranett. Det som kjennetegner dem er at de er et talerør for ledelsen, de innbyr ikke til deltakelse og det er ofte vanskelig å finne akkurat den informasjonen du trenger.
Pedersen forklarer at denne tiden nå er forbi. Nå er det samhandling og støtte til arbeidsprosesser som gjelder.
Virksomhet 2.0
- Vi er i ferd med å lære oss helt nye måter å arbeide på, sier Torbjørn Pedersen.
Han forklarer at Internett i løpet av få år har gitt oss tilgang til både informasjon og tjenester som helt har endret vår måte å arbeide på. Google har ikke eksistert i mer enn 10 år. Hvordan kunne vi i dag arbeidet uten Internett og søkemotorer?
- Det er en endring som på mange måter savner sidestykke, som har skjedd veldig fort og som har ført til radikale endringer i måten vi arbeider på, sier Pedersen.
Han forklarer at vi de senere årene har sett en ny generasjon tjenester vokse frem. Web 2.0, nettsamfunn, brukerskapt innhold, lynmeldinger, blogger, RSS og enklere samhandling om dokumenter er eksempler som også moderne intranett må reflektere.
- Dessuten er våre nye kolleger såkalte ”digitale innfødte” som forventer moderne, åpne og effektive elektroniske verktøy hvor de kan bidra, lære og utvikle seg og hvor de kan synes. Dette kan bidra til fornyelse i mange organisasjoner og intranettet blir en naturlig del av det mange kaller ”Virksomhet 2.0”.
Effektivitet, kvalitet og trivsel
Torbjørn Pedersen forklarer at dersom du får på plass et godt intranett, vil de ansatte ha muligheten til å involvere seg mer i faglige diskusjoner, i organisasjonen og det som skjer på tvers – både faglig og sosialt.
- Dette fører til bred erfaringsutveksling, spredning av kunnskap, bedre samarbeid og gevinster i form av effektivitet, kvalitet og trivsel på arbeidsplassen.
Eksempler på hvordan dette kan oppnås er å erstatte statisk, kjedelig informasjon med ”feeds” om hvem som gjør hva, prosjektaktiviteter, dokumenter og erfaringer, interne og eksterne blogger kan bedre synliggjøres, man kan få på plass diskusjonsfora og faglige samarbeidsarenaer.
- Da bygger man opp under en felles kultur alle de ansatte er en del av, istedenfor å bli møtt hver morgen av en melding fra ledelsens autoritære stemme. Aktiviteten på intranettet vil øke, du vil skape en identitet og de ansatte generelt vil involvere seg mer i det som faktisk skjer i egen organisasjon.
Hva skal innholdet være?
Det er ikke noe fasitsvar for hva et godt intranett bør inneholde. Det som er viktig er at grensesnittet reflekterer de behovene de ansatte i din bedrift har.
- Intranettet er et sted å jobbe, ikke et sted å hente informasjon, slik det var før. Utfordringen var da å få folk til å lese nyhetene på intranettet. Nå kan det være en naturlig følge av å jobbe, sier Pedersen.
- I de fleste bedrifter ønsker man å ha nyheter som er relevante for alle. Det går også an å tilpasse nyhetsstrømmen slik at de nyhetene som dukker opp i ditt vindu er relevant for deg, mens en annen ansatt i en annen avdeling kanskje får et annet sett med nyheter.
Søk og tilgjengelighet
Søkefunksjonen er ekstremt viktig.
- De ansatte skal finne den informasjonen de er på jakt etter, kjapt og enkelt, uansett hvor den informasjonen er lagret, sier Torbjørn Pedersen, som sier at dokumenter, nyheter, blogger, personer og kunnskap må være raskt tilgjengelig. Søkemotorene på Internettet har lært oss hvordan dette bygges opp.
I tillegg må de ansatte ha enkel tilgang på applikasjoner eller tjenester de trenger i hverdagen, slik som samhandlingsrom, dokumenter, maler, timeregistrering, avtaler, eller andre tjenester som understøtter arbeidsprosessene.
- Mange kan realisere store gevinster ved hjelp av standard funksjonalitet i dagens moderne verktøy som for eksempel SharePoint fra Microsoft. Vi avdekker gjerne slike i forbindelse med workshops for kartlegging av behov og muligheter i starten av et prosjekt.